Consultez les principaux documents institutionnels de l’Association POTTAL TIMBO rendus accessibles au public. Cette rubrique peut notamment accueillir les Statuts, le Règlement intérieur, les rapports, décisions, communiqués administratifs, documents de référence et autres publications officielles autorisées.
- Statuts de l’Association POTTAL TIMBO
STATUTS DE L’ASSOCIATION POTTAL TIMBO
PRÉAMBULE
Considérant la volonté des membres de promouvoir l’union, l’acceptation, la solidarité, l’entraide, la responsabilité et le progrès ;
Considérant leur volonté de contribuer au développement social, éducatif, culturel et économique de Timbo et de ses communautés ;
Considérant l’importance de la participation citoyenne, de la transparence, du dialogue, de la tolérance, de la formation et de la solidarité ;
Considérant la nécessité de doter l’Association d’une organisation démocratique, transparente, durable et adaptée aux moyens modernes de gestion ;
Il est établi les présents Statuts de l’ASSOCIATION POTTAL TIMBO.
TITRE I – CONSTITUTION, DÉNOMINATION, NATURE, SIÈGE ET DURÉE
Article 1 – Constitution et dénomination
Il est constitué entre les personnes qui adhèrent aux présents Statuts une association dénommée ASSOCIATION POTTAL TIMBO, en abrégé POTTAL TIMBO ou PT.
Article 2 – Date de création
L’Association POTTAL TIMBO a été créée le 09 juin 2025. Cette date constitue sa date historique de fondation et demeure enregistrée dans ses documents et archives institutionnels.
Article 3 – Nature
POTTAL TIMBO est une association à caractère social, communautaire et de développement, sans but lucratif. Elle exerce ses activités dans le respect des lois et règlements applicables en République de Guinée. Elle fonde son action sur la non-discrimination, le respect mutuel, la solidarité et l’égalité entre ses membres.
Article 4 – Devise
La devise officielle est : « UNION – ACCEPTATION – PROGRÈS »
Article 5 – Slogan
Le slogan institutionnel est : « Pottal Timbo. Ensemble, nous bâtissons. »
Article 6 – Emblème et identité visuelle
L’Association dispose d’un logo officiel et d’une identité visuelle propres. L’utilisation du nom, du logo, du cachet, des cartes, des documents et autres signes distinctifs est réglementée par le Règlement intérieur et les décisions des organes compétents.
Article 7 – Siège
Le siège de POTTAL TIMBO est établi en République de Guinée. L’adresse administrative précise est déterminée et actualisée dans les documents administratifs de l’Association. Le siège peut être transféré par décision de l’organe compétent.
Article 8 – Durée
POTTAL TIMBO est constituée pour une durée indéterminée.
TITRE II – OBJET, OBJECTIFS ET PRINCIPES
Article 9 – Objet
POTTAL TIMBO a pour objet de favoriser l’union, l’entraide, la solidarité et le développement de ses membres et de contribuer au développement de Timbo et des communautés concernées.
Article 10 – Objectifs
L’Association poursuit notamment : le renforcement de l’unité et de la solidarité ; la promotion de l’acceptation, de la tolérance et de la cohésion sociale ; le soutien social ; l’éducation, la formation et la jeunesse ; le développement de Timbo ; les projets communautaires ; l’entraide ; les partenariats compatibles avec ses objectifs ; la participation citoyenne ; la transparence et la bonne gouvernance associative.
Article 11 – Principes fondamentaux
POTTAL TIMBO fonde son fonctionnement sur l’union, l’acceptation, le progrès, la solidarité, la responsabilité, la transparence, l’équité, le dialogue, la tolérance et le respect de la dignité humaine.
TITRE III – MEMBRES
Article 12 – Catégories de membres
POTTAL TIMBO comprend : les membres fondateurs, les membres actifs, les membres d’honneur, les membres bienfaiteurs et les membres sympathisants. Les conditions particulières de chaque catégorie sont précisées dans le Règlement intérieur.
Article 13 – Admission
Toute personne remplissant les conditions définies par les présents Statuts et le Règlement intérieur peut demander son adhésion. L’adhésion est volontaire et devient effective après accomplissement des formalités prévues.
Article 14 – Carte de membre
La carte de membre constitue un instrument officiel d’identification du membre enregistré. Les conditions de délivrance, de validité et de renouvellement sont définies par le Règlement intérieur.
Article 15 – Matricule
Chaque membre enregistré reçoit un matricule individuel, unique et permanent. Le matricule accompagne le membre pendant toute son histoire au sein de POTTAL TIMBO et ne peut être réattribué.
Article 16 – Droits des membres
Selon sa catégorie et son statut, tout membre peut participer aux activités et Assemblées, recevoir les informations auxquelles il a droit, consulter son compte, voter et être candidat lorsqu’il remplit les conditions, présenter des propositions et exercer son droit de défense.
Article 17 – Devoirs
Tout membre doit respecter les Statuts, le Règlement intérieur et les décisions régulièrement adoptées, préserver l’image et les intérêts de POTTAL TIMBO, respecter les autres membres et s’acquitter de ses obligations.
Article 18 – Situation administrative
La situation d’un membre peut notamment être : ACTIF, INACTIF, SUSPENDU, DÉMISSIONNÉ ou ABANDON. Tout changement conserve l’historique.
Article 19 – Perte ou cessation de la qualité de membre
La qualité de membre peut prendre fin par démission, abandon, radiation/exclusion régulièrement prononcée ou décès, selon les procédures du Règlement intérieur.
TITRE IV – ORGANES DE POTTAL TIMBO
Article 20 – Organes
Les principaux organes comprennent l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration lorsqu’il est constitué, le Bureau Exécutif, les organes de contrôle, la Commission Électorale Indépendante (CEI), ainsi que les commissions et groupes techniques régulièrement créés.
Article 21 – Assemblée Générale
L’Assemblée Générale est l’instance collective de référence de l’Association. Elle est composée des membres habilités à y participer conformément aux textes.
Article 22 – Attributions de l’Assemblée Générale
L’Assemblée Générale définit les grandes orientations, examine les rapports d’activités et financiers, délibère sur les questions importantes, adopte et modifie les Statuts et le Règlement intérieur, et participe au renouvellement des instances conformément aux procédures électorales.
Article 23 – Assemblées ordinaires et extraordinaires
Les Assemblées Générales peuvent être ordinaires ou extraordinaires. Les conditions de convocation, quorum, participation, vote et procès-verbal sont précisées dans le Règlement intérieur.
TITRE V – BUREAU EXÉCUTIF ET RESPONSABILITÉS
Article 24 – Bureau Exécutif
Le Bureau Exécutif assure l’administration courante et l’exécution des décisions de POTTAL TIMBO dans les limites de ses compétences.
Article 25 – Composition
Le Bureau Exécutif peut comprendre notamment : Président, Vice-président, Secrétaire général, Trésorier, responsables des Affaires sociales, de l’Information et de la Communication, de l’Organisation, de la Formation et de l’Éducation, des Projets, Conseillers et autres responsables régulièrement institués.
Article 26 – Fiches de fonction
Chaque fonction officielle dispose d’une fiche institutionnelle précisant mission, responsabilités, compétences, limites d’autorité, obligations, documents accessibles et relations avec les autres organes. Elle est intégrée à la plateforme.
Article 27 – Président
Le Président est le premier responsable institutionnel et représentant de POTTAL TIMBO dans les limites fixées par les textes.
Article 28 – Vice-président
Le Vice-président assiste le Président et assure sa suppléance ou son intérim conformément aux règles prévues.
Article 29 – Secrétaire général
Le Secrétaire général assure notamment le suivi administratif, documentaire et institutionnel de l’Association.
Article 30 – Trésorier
Le Trésorier assure la gestion et le suivi financier conformément aux procédures de contrôle, de justification et de transparence.
Article 31 – Responsables sectoriels et Conseillers
Les autres responsables exercent leurs compétences conformément à leur fiche de fonction et au Règlement intérieur.
TITRE VI – MANDATS
Article 32 – Durée du mandat
Le mandat des dirigeants élus est de deux (2) ans, renouvelable conformément aux conditions électorales applicables. Chaque renouvellement constitue un nouveau mandat.
Article 33 – Historique des mandats
Chaque mandat est enregistré avec le titulaire, la fonction, la date de début, la date de fin, le mode d’accès à la fonction et son statut. Aucun ancien mandat n’est supprimé.
Article 34 – Mandat initial enregistré
Pour l’organisation historique actuelle de POTTAL TIMBO, le mandat de référence court du 05 septembre 2025 au 31 août 2027.
Article 35 – Vacance d’une fonction
En cas de démission, décès, incapacité, abandon ou vacance d’une fonction, la continuité est organisée conformément aux présents Statuts et au Règlement intérieur.
TITRE VII – COMMISSION ÉLECTORALE INDÉPENDANTE (CEI)
Article 36 – Institution
Il est institué une Commission Électorale Indépendante (CEI) chargée de l’administration des élections internes de POTTAL TIMBO.
Article 37 – Indépendance
Dans l’exercice de sa mission électorale, la CEI est indépendante des candidats et ne peut recevoir d’un candidat des instructions concernant l’organisation ou le résultat du scrutin.
Article 38 – Mission principale
La CEI élabore le calendrier, prépare le processus, reçoit les candidatures, vérifie l’éligibilité, établit les listes électorales, encadre la campagne, organise le vote et le dépouillement, établit et proclame les résultats selon la procédure, traite les réclamations de sa compétence, conserve les archives et prépare la passation.
Article 39 – Non-ingérence
Aucun candidat, y compris un dirigeant sortant candidat à sa succession, ne peut diriger les opérations relatives à sa propre élection.
Article 40 – Charte de la CEI
La composition, les fonctions du Président et des membres, les incompatibilités, procédures, délais et obligations de la CEI sont précisés dans le Règlement intérieur et sa charte intégrée.
TITRE VIII – RESSOURCES, FINANCES ET PATRIMOINE
Article 41 – Ressources
Les ressources peuvent comprendre les cartes et frais régulièrement établis, cotisations, dons et legs autorisés, contributions volontaires, subventions, partenariats, revenus d’activités licites et autres ressources légalement autorisées.
Article 42 – Transparence financière
Toute recette et toute dépense doivent être enregistrées, retracées et justifiées selon les procédures applicables.
Article 43 – Exercice financier
Les opérations sont organisées par exercice annuel afin de permettre l’établissement des recettes, dépenses, cotisations, dons, soldes et reports.
TITRE IX – SOLIDARITÉ ET ACTION SOCIALE
Article 44 – Principe de solidarité
POTTAL TIMBO organise des actions de solidarité envers ses membres dans les circonstances déterminées par le Règlement intérieur.
Article 45 – Situations sociales
Les interventions peuvent notamment concerner maladie, hospitalisation, décès, mariage, baptême et autres circonstances reconnues. Les montants et conditions sont déterminés par les règles en vigueur.
TITRE X – DISCIPLINE, DÉMISSION ET DROIT DE DÉFENSE
Article 46 – Discipline
Tout membre doit respecter les textes et décisions de POTTAL TIMBO.
Article 47 – Principe du contradictoire
Aucune sanction grave ne doit être prononcée sans examen des faits et possibilité pour le membre concerné de présenter ses explications ou sa défense.
Article 48 – Sanctions
Les sanctions et leurs procédures sont détaillées dans le Règlement intérieur et peuvent comprendre avertissement, blâme, suspension et radiation/exclusion.
Article 49 – Démission
Toute démission est formulée et enregistrée selon la procédure prévue. La démission d’un responsable clôt son mandat à la date effective sans supprimer son historique.
TITRE XI – ANTENNES, COMMISSIONS ET GROUPES TECHNIQUES
Article 50 – Antennes
POTTAL TIMBO peut créer des antennes en Guinée ou à l’étranger lorsque cela est utile à ses objectifs. Toute antenne demeure rattachée institutionnellement à POTTAL TIMBO.
Article 51 – Commissions et groupes techniques
L’Association peut créer des commissions et groupes techniques temporaires ou permanents dans les domaines nécessaires à son fonctionnement et à ses projets.
TITRE XII – GESTION NUMÉRIQUE ET INTELLIGENCE ARTIFICIELLE
Article 52 – Plateforme officielle
POTTAL TIMBO peut disposer d’une plateforme numérique officielle pour la gestion des membres, fonctions, mandats, cartes, cotisations, finances, réunions, PV, projets, communications, élections, CEI, documents et archives.
Article 53 – Comptes individuels
Chaque utilisateur autorisé peut disposer d’un compte personnel dont les droits d’accès dépendent de sa qualité, de sa fonction et de ses permissions.
Article 54 – Assistant d’intelligence artificielle
La plateforme peut intégrer un assistant d’intelligence artificielle destiné à accompagner les utilisateurs dans l’exercice de leurs responsabilités, dans la limite de leurs droits d’accès.
Article 55 – Limites de l’IA
L’IA est un outil d’assistance. Elle ne remplace pas les organes compétents et ne peut, de sa propre initiative, modifier une décision institutionnelle, proclamer un résultat électoral, modifier les Statuts, engager une dépense ou accomplir une opération nécessitant une validation humaine.
TITRE XIII – DOCUMENTS INSTITUTIONNELS, MODIFICATION ET VERSIONNAGE
Article 56 – Documents institutionnels
Les Statuts, le Règlement intérieur, la Charte de la CEI et les autres textes peuvent être conservés dans la plateforme sous forme numérique structurée et modifiable.
Article 57 – Droit de proposition
Une proposition de modification peut être introduite selon les conditions fixées par le Règlement intérieur. Elle ne devient pas automatiquement une règle applicable.
Article 58 – Adoption
Toute modification relevant de l’Assemblée Générale doit être examinée et adoptée conformément aux règles de vote applicables et consignée dans un procès-verbal.
Article 59 – Versionnage
Chaque version officielle comporte notamment un numéro de version, les dates de proposition, d’adoption et d’entrée en vigueur, la référence du PV, l’autorité de validation et le statut du document. Les états peuvent être : BROUILLON, EN EXAMEN, ADOPTÉ, ACTIF, ARCHIVÉ.
Article 60 – Conservation des anciennes versions
L’activation d’une nouvelle version ne supprime jamais la précédente. La plateforme conserve l’historique intégral.
TITRE XIV – DISSOLUTION ET DISPOSITIONS FINALES
Article 61 – Dissolution
La dissolution volontaire de POTTAL TIMBO ne peut être décidée que conformément aux présents Statuts et aux dispositions légales applicables.
Article 62 – Règlement intérieur
Un Règlement intérieur officiel complète les présents Statuts et précise les modalités pratiques de fonctionnement.
Article 63 – Primauté
En cas de contradiction entre les présents Statuts et le Règlement intérieur, les Statuts prévalent, sous réserve des dispositions légales applicables.
Article 64 – Adoption
Les présents Statuts entrent en vigueur après leur adoption par l’organe compétent de POTTAL TIMBO et l’accomplissement, le cas échéant, des formalités requises.
FORMULE D’ADOPTION DES STATUTS
Adopté par l’Assemblée Générale de l’Association POTTAL TIMBO
Lieu : ______________________________
Date d’adoption : ____ / ____ / ______
Version : ___________________________
Référence du procès-verbal : ___________________________
Le Président : ______________________________ Signature et cachet : __________________
Le Secrétaire Général : _______________________ Signature : ____________________________
DEUXIÈME PARTIE
RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L’ASSOCIATION POTTAL TIMBO
TITRE I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 – Objet
Le présent Règlement intérieur complète les Statuts et précise les règles pratiques relatives à l’adhésion, aux membres, cotisations, réunions, fonctions, gestion administrative et financière, solidarité, discipline, élections, CEI, communications, archives et plateforme numérique.
Article 2 – Force obligatoire
L’adhésion à POTTAL TIMBO implique le respect des Statuts, du présent Règlement intérieur et des décisions régulièrement adoptées.
Article 3 – Valeurs et comportement
Tout membre doit promouvoir l’union, l’acceptation, le progrès, l’esprit d’équipe, la bonne conduite, la tolérance, la compréhension, le respect, la solidarité et la responsabilité.
TITRE II – ADHÉSION ET CATÉGORIES DE MEMBRES
Article 4 – Catégories
Les catégories reconnues sont : membre fondateur, membre actif, membre d’honneur, membre bienfaiteur et membre sympathisant. La catégorie et le statut administratif sont deux informations distinctes.
Article 5 – Membre fondateur
Est membre fondateur toute personne reconnue comme ayant participé à la fondation et à la mise en place initiale. Cette qualité historique est conservée.
Article 6 – Membre actif
Est membre actif tout membre régulièrement inscrit satisfaisant aux conditions de participation et obligations applicables.
Article 7 – Membre d’honneur
Cette qualité peut être accordée en reconnaissance de services, d’un soutien ou d’une contribution particulière.
Article 8 – Membre bienfaiteur
Est membre bienfaiteur toute personne reconnue comme apportant un soutien matériel, financier ou autre particulièrement significatif.
Article 9 – Membre sympathisant
Est membre sympathisant toute personne qui soutient les objectifs et activités de POTTAL TIMBO selon les conditions définies.
TITRE III – PROCÉDURE D’ADHÉSION
Article 10 – Demande d’adhésion
Toute personne souhaitant adhérer fournit les renseignements et documents requis et doit pouvoir prendre connaissance des Statuts et du présent Règlement intérieur.
Article 11 – Enregistrement
Après validation, le membre est enregistré dans le registre officiel et la plateforme avec son identité, coordonnées, photographie, date d’adhésion, catégorie, statut, matricule et historique.
Article 12 – Matricule
Chaque membre reçoit un matricule unique. Le système utilise PT, l’année d’adhésion et une numérotation séquentielle globale. Exemples : PT25-001, PT25-013, PT26-014. Le changement d’année ne remet pas la séquence à 001.
Article 13 – Date d’adhésion
La date d’adhésion correspond à la date reconnue officiellement. Pour les membres initiaux concernés, la date de référence est le 05 août 2025. Les membres admis ultérieurement conservent leur date réelle.
Article 14 – Carte de membre
Une carte individuelle peut être délivrée avec photo, identité, matricule, catégorie, informations utiles et QR code donnant accès aux informations autorisées.
TITRE IV – COTISATIONS ET OBLIGATIONS FINANCIÈRES
Article 15 – Cotisation mensuelle
La cotisation mensuelle ordinaire est actuellement fixée à 20 000 GNF par mois et par membre assujetti.
Article 16 – Démarrage historique
Le démarrage officiel des cotisations régulières est fixé au 05 septembre 2025.
Article 17 – Modification des montants
Toute modification est historisée avec l’ancien montant, le nouveau montant, la décision, la date d’adoption et la date d’entrée en vigueur.
Article 18 – Reçu
Tout paiement enregistré donne lieu à une preuve ou un reçu identifiable, pouvant être produit électroniquement et conservé dans le compte du membre.
TITRE V – ASSEMBLÉES ET RÉUNIONS
Article 19 – Assemblée Générale Ordinaire
Elle informe les membres, examine les rapports, suit les projets et la situation financière, discute des questions inscrites et prend les décisions relevant de sa compétence.
Article 20 – Assemblée Générale Extraordinaire
Elle peut être convoquée lorsqu’une question urgente ou institutionnelle importante nécessite une décision particulière.
Article 21 – Convocation
Toute convocation indique autant que possible le type de réunion, la date, l’heure, le lieu ou lien à distance et l’ordre du jour.
Article 22 – Participation à distance
Une réunion peut être organisée à distance par les moyens numériques autorisés par POTTAL TIMBO.
Article 23 – Planification
Les réunions sont inscrites dans le planning annuel et visibles selon le niveau d’accès des membres.
Article 24 – Procès-verbal
Les décisions importantes font l’objet d’un PV associé à la réunion, la date, les participants, l’ordre du jour, les décisions et les annexes.
TITRE VI – FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Article 25 – Principe général
Chaque responsable exerce les compétences attachées à sa fonction. Les fiches de fonction sont intégrées à la plateforme.
Article 26 – Président
Le Président représente POTTAL TIMBO, coordonne les activités, veille à l’application des textes et décisions, préside les réunions de sa compétence, suit les projets, ordonne les dépenses selon les procédures, rend compte de sa gestion et assure la continuité institutionnelle.
Article 27 – Vice-président
Le Vice-président assiste le Président, assure sa suppléance ou son intérim dans les cas prévus et contribue au suivi des activités et projets.
Article 28 – Secrétaire général
Le Secrétaire général assure le secrétariat administratif, prépare et conserve les PV, gère les archives, prépare les correspondances, suit les décisions, adhésions, documents et rapports.
Article 29 – Trésorier
Le Trésorier suit les ressources, encaissements, cotisations et dépenses, conserve les justificatifs, produit les situations de caisse et rapports financiers et veille aux reçus.
Article 30 – Responsable des Affaires sociales
Il organise les actions de solidarité, suit les situations sociales, coordonne les délégations et aides autorisées et présente ses rapports.
Article 31 – Responsable de l’Information et de la Communication
Il vérifie et diffuse les informations officielles, prépare le plan de communication, gère les canaux institutionnels et conserve les communications importantes.
Article 32 – Conseillers
Les Conseillers apportent avis, orientation et médiation dans les limites de leurs compétences.
Article 33 – Autres fonctions
Toute fonction créée dispose d’une fiche définissant mission, responsabilités, permissions, limites, durée éventuelle et rattachement institutionnel.
TITRE VII – MANDATS ET HISTORIQUE
Article 34 – Durée
Le mandat électif est de deux (2) ans, renouvelable.
Article 35 – Historisation
Une personne qui quitte une fonction n’est pas effacée. Son mandat est conservé avec ses dates et son motif de fin.
Article 36 – Succession
Lorsqu’un nouveau titulaire entre en fonction, un nouveau mandat est créé afin de préserver la succession historique des responsables.
TITRE VIII – COMMISSION ÉLECTORALE INDÉPENDANTE (CEI)
Article 37 – Nature
La Commission Électorale Indépendante (CEI) est l’organe spécialement chargé de l’administration des élections internes.
Article 38 – Principes
La CEI agit selon l’indépendance, l’impartialité, la neutralité, la transparence, l’équité, la confidentialité et la traçabilité.
Article 39 – Composition
La CEI comprend un Président et les membres nécessaires à l’organisation régulière du processus. Un candidat ne peut exercer une fonction incompatible au sein de la CEI pour le même scrutin.
Article 40 – Président de la CEI
Il dirige la Commission, convoque ses réunions, répartit les tâches, veille à la Charte et au calendrier, garantit l’égalité de traitement, supervise les opérations et archives et présente le rapport final.
Article 41 – Missions de la CEI
La CEI prépare le calendrier, reçoit et contrôle les candidatures, publie les candidatures recevables, prépare la liste électorale, encadre la campagne, organise le vote et le dépouillement, établit les PV, résultats, recours et archives, puis prépare la passation.
Article 42 – Ancienneté électorale
Sous réserve d’une modification régulièrement adoptée, le candidat à la Présidence doit avoir au moins un an d’ancienneté et le candidat aux autres fonctions électives au moins six mois.
Article 43 – Candidatures
Les candidatures sont normalement déposées au moins trente (30) jours avant l’élection conformément au calendrier officiel de la CEI.
Article 44 – Campagne
La campagne dure normalement quinze (15) jours. Elle porte sur les programmes et propositions. Le dénigrement, les menaces, la discrimination et les manœuvres portant atteinte à la sincérité du processus sont interdits.
Article 45 – Prise de contrôle électorale
La CEI est installée suffisamment avant l’expiration du mandat afin d’exécuter l’ensemble du calendrier électoral.
Article 46 – Neutralité du Bureau sortant
Le Bureau sortant assure l’administration ordinaire jusqu’à la fin de ses compétences mais ne dirige pas les opérations électorales confiées à la CEI. Aucun Président candidat à sa succession ne peut administrer son propre scrutin.
Article 47 – Vote et dépouillement
La CEI définit les modalités opérationnelles du scrutin conformément aux textes applicables. Le dépouillement est traçable et fait l’objet d’un procès-verbal.
Article 48 – Résultats
Les résultats enregistrent le scrutin, les candidats, les suffrages, les données de vote utiles, le résultat final, la date et la validation de la CEI.
Article 49 – Réclamations et recours
Tout candidat dispose des voies de réclamation prévues. Les décisions et recours sont enregistrés.
Article 50 – Passation
Après achèvement définitif du processus, une passation est organisée entre les responsables sortants et entrants et fait l’objet d’un PV.
TITRE IX – FINANCES, DONS ET DÉPENSES
Article 51 – Ressources
Les ressources comprennent notamment cotisations, cartes de membre, dons, legs autorisés, contributions volontaires, activités et autres ressources licites.
Article 52 – Enregistrement
Aucune opération financière enregistrée ne doit disparaître sans trace. Toute correction doit être historisée.
Article 53 – Dons et legs
Chaque opération peut identifier le contributeur, son matricule s’il existe, le montant, la date, le mode de paiement, l’objet et la référence.
Article 54 – Dépenses
Chaque dépense indique notamment la date, l’objet, le montant, le bénéficiaire ou fournisseur si applicable, le responsable et le justificatif.
Article 55 – Tableau financier
La plateforme calcule automatiquement : total des entrées – total des dépenses = solde disponible. Le solde de clôture peut être reporté selon les règles adoptées.
TITRE X – SOLIDARITÉ
Article 56 – Maladie et hospitalisation
POTTAL TIMBO apporte une assistance aux membres concernés selon les conditions et montants régulièrement en vigueur. Le montant historique de 200 000 GNF demeure soumis à confirmation ou modification avant automatisation définitive.
Article 57 – Décès
En cas de décès d’un membre ou d’un proche entrant dans les catégories reconnues, l’Association organise l’assistance prévue.
Article 58 – Mariage et baptême
POTTAL TIMBO peut organiser une mobilisation, une délégation, une communication ou une contribution conformément aux règles applicables.
Article 59 – Traçabilité sociale
Toute assistance financière enregistrée identifie le bénéficiaire, son matricule, le motif, le montant, la décision et la date de remise.
TITRE XI – DISCIPLINE ET DROIT DE DÉFENSE
Article 60 – Manquements
Peuvent donner lieu à examen disciplinaire : violation des textes, perturbation grave des réunions, détournement, abus de confiance, refus injustifié de rendre compte, atteinte grave aux intérêts de l’Association ou autres comportements prohibés.
Article 61 – Droit de défense
Avant toute sanction grave, les faits sont enregistrés, le membre est informé, il peut présenter ses explications, l’organe compétent examine les éléments et une décision motivée est prise et enregistrée.
Article 62 – Sanctions
Selon la gravité : avertissement, blâme, suspension, radiation/exclusion. Toute mesure complémentaire doit être prévue par une règle en vigueur.
Article 63 – Historique disciplinaire
La plateforme conserve le type de sanction, le motif, la date, la décision, la durée, l’autorité de validation et l’éventuelle levée.
TITRE XII – DÉMISSION, ABANDON ET INACTIVITÉ
Article 64 – Démission
Le membre souhaitant démissionner adresse une déclaration écrite au Secrétariat général ou utilise le mécanisme officiel prévu par la plateforme.
Article 65 – Démission d’un responsable
Lorsqu’un titulaire d’une fonction démissionne, sa qualité de responsable prend fin selon la procédure applicable. Son mandat reste dans l’historique.
Article 66 – Abandon
L’abandon est distinct d’une démission formelle et correspond à une cessation de participation répondant aux critères définis par POTTAL TIMBO. Sa constatation doit être documentée.
Article 67 – Suspension
La suspension est temporaire et ne supprime ni le membre, ni son matricule, ni son historique.
TITRE XIII – COMMUNICATION
Article 68 – Communication officielle
POTTAL TIMBO utilise les moyens appropriés, notamment la plateforme officielle, WhatsApp, courrier électronique, SMS et autres canaux autorisés.
Article 69 – Communications institutionnelles
Les informations officielles sont diffusées par les personnes ou services autorisés.
Article 70 – Respect
Les échanges doivent respecter la dignité, la vie privée et les sensibilités des membres.
TITRE XIV – PLATEFORME NUMÉRIQUE ET IA
Article 71 – Compte membre
Chaque membre autorisé peut disposer d’un compte sécurisé donnant accès aux informations correspondant à son statut et à ses permissions.
Article 72 – Espace « Ma fonction »
Tout responsable peut disposer d’un espace comprenant l’intitulé du poste, le mandat, la fiche de fonction, les articles applicables, tâches, documents, réunions, rapports et outils autorisés.
Article 73 – Assistant IA
Chaque fonction peut disposer d’un assistant IA contextualisé pour expliquer les responsabilités, retrouver les textes, préparer des documents et analyser les données autorisées.
Article 74 – Permissions de l’IA
L’IA respecte les permissions du compte et ne permet pas l’accès à des informations auxquelles l’utilisateur n’a pas droit.
Article 75 – Validation humaine
L’IA peut préparer, rechercher, expliquer, calculer et assister, mais ne remplace pas la décision humaine requise. Toute opération sensible doit être confirmée par l’utilisateur ou l’organe autorisé.
TITRE XV – MODIFICATION DES TEXTES
Article 76 – Droit de proposition
Une proposition de modification du Règlement intérieur peut être introduite selon les procédures de POTTAL TIMBO.
Article 77 – Brouillon
Toute proposition numérique commence sous le statut BROUILLON et peut être corrigée avant soumission.
Article 78 – Examen et adoption
La proposition prête est soumise à l’organe compétent. La décision d’adoption ou de rejet est consignée dans un procès-verbal.
Article 79 – Activation
Une modification adoptée reçoit une date d’entrée en vigueur et devient ACTIVE à la date prévue.
Article 80 – Archivage
La version remplacée devient ARCHIVÉE, reste consultable et ne doit pas être supprimée.
Article 81 – Traçabilité
Pour chaque modification, la plateforme conserve la proposition, l’auteur, la date, le texte précédent, le texte proposé, la décision, le PV et les dates d’adoption et d’entrée en vigueur.
TITRE XVI – DISPOSITIONS FINALES
Article 82 – Hiérarchie des textes
Le présent Règlement intérieur complète les Statuts. En cas de contradiction, les Statuts prévalent, sous réserve des dispositions légales applicables.
Article 83 – Responsabilité d’application
Les organes de POTTAL TIMBO veillent, chacun dans son domaine de compétence, à l’application des présents textes.
Article 84 – Entrée en vigueur
Le présent Règlement intérieur entre en vigueur après son adoption par l’organe compétent.
FORMULE D’ADOPTION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Association POTTAL TIMBO
Règlement intérieur – Version : __________________
Adopté à : __________________________
Le : ____ / ____ / ______
Référence du PV : __________________________
Le Président : ______________________________ Signature et cachet : __________________
Le Secrétaire Général : _______________________ Signature : ____________________________
